Level, Fungsi, Peranan, Keterampilan Serta Lingkungan Manajemen

LEVEL, FUNGSI, PERANAN, KETERAMPILAN SERTA LINGKUNGAN MANAJEMEN

A.    LEVEL MANAJEMEN

Pada umumnya manajer memiliki tanggung jawab yang sama, yaitu melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta penyusunan staf namun dari sisi tingkat atau level manajemen dapat dibagi menjadi tiga / 3 macam, yakni :

1.      Manajer Puncak / Top Manager

Tanggung jawab dari manajer puncak adalah keseluruhan kinerja dan keefektifan dari suatu perusahaan. Manajer tingkat puncak membuat kebijakan, keputusan dan strategi yang berlaku secara umum pada suatu perusahaan. Manajer puncak juga yang melakukan hubungan dengan perusahaan lain dan pemerintah.

Dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Contoh halnya dirut dan wakilnya. Bertanggung jawab pengolahan terhadap organisasi secara keseluruhan. Membuat rencana jangka panjang, merumuskan strategi, menetapkan kebijaksanaan, dan menetapkan interaksi / hubungan organisasi dengan lingkungan luar. Tingkatan yang mempunyai tanggung-jawab penuh terhadap jalannya perusahaan. Dan biasanya pada tingkatan ini membuat keputusan yang tidak terprogram, yaitu keputusan yang tidak selalu terjadi.

2.      Manajer Menegah / Middle Manager

Manajer tingkat menengah berada di antara manajer puncak dan manajer lini pertama. Manajer ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh manajer tingkat atas atau puncak. Mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

Salah satu contohnya seperti kepala bagian / divisi. Pengendali manajemen dalam suatu organisasi. Bertanggung-jawab atas ruang lingkupnya, wilayah, divisi dan lain-lain. Merumuskan rencana jangka menengah, melakukan pengendalian, membuat prosedur, dan membuat keputusan berdasarkan lingkup tanggung jawabnya. Sebagai pengendali dalam arti mengawasi dan meyakini bahwa organisasi menjalankan strategi yang sudah ditetapkan secara baik, efektif dan se-efisien mungkin.

3.      Manajer Lini Pertama / First-Line Manager

Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan atau supervisi para karyawan dan memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan menengah telah dijalankan dengan baik. Manajer lini pertama juga memiliki andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan.

Dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyedia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

Seperti contoh supervisor atau mandor yaitu pengendali dalam jalannya operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan sasaran operasional. Membuat keputusan jangka pendek dan mengendalikan transaksi sehari-hari. Biasanya keputusan yang diambil yaitu keputusan yang terprogram, keputusan yang sering terjadi dan rutin.

B.     FUNGSI MANAJEMEN

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.

Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen - POLC :

1.      Fungsi Perencanaan / Planning

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

2.      Fungsi Pengorganisasian / Organizing

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

3.      Fungsi Pengarahan / Directing / Leading

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4.      Fungsi Pengendalian / Controling

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

  

C.     PERANAN MANAJEMEN

Peran manajemen menurut Henry Mintzberg :

1.      Peran Interpersonal yaitu peran hubungan personal dapat terdiri dari figur kepala (figur head) yakni manajer mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan diluar organisasi; pemimpin (leader) yakni manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-
bawahannya; penghubung (liaison) yakni manajer menghubungkan personal-personal di semua tingkatan manajemen.

2.      Peran Informational yaitu peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar (disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yg dimilikinya.

3.      Peran decisional yaitu yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yang menangani gangguan, sebagai orang yang mengalokasikan sumber-sumber daya organisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

Tahap pengambilan keputusan

Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan :

1.      Intelligence adalah Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.

2.      Design adalah Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif-alternatif pemecahan masalah.

3.      Choice adalah Tahap memilih dari solusi dari alternatif-alternatif yg disediakan.

4.      Implementation adalah Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.

D.    KETERAMPILAN MANAJEMEN

Keterampilan adalah suatu kemampuan untuk menerjemahkan pengetahuan ke dalam praktis sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer bisa membantu orang lain sehingga menjadi lebih produktif di tempat kerja.

Robert L.Katz menggolongkan keterampilan dasar manajer menjadi tiga golongan, yaitu :

1.      Keterampilan Teknis (Technical Skill)

Kemampuan untuk menggunakan keahlian dalam melakukan tugas tertentu. Keterampilan ini sangat dibutuhkan bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah.

2.      Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

Kemampuan bekerja sama dengan orang lain.

3.      Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

Kemampuan untuk melihat situasi secara luas (Comprehensive) serta mampu memecahkan persoalan yang akan memberikan manfaat bagi mereka yang perlu diperhatikan.

E.     LINGKUNGAN MANAJEMEN

Lingkungan internal dan eksternal

Lingkungan internal dan eksternal perusahaan akan selalu mengalami perubahan baik itu positif ataupun negatif oleh karena itu perlu adanya antisipasi terhadap kemungkinan yang mungkin terjadi.

Fundamental analisis lingkungan

Lingkungan merupakan proses monitoring lingkungan organisasi yang mengidentifikasikan ancaman dan kesempatan dimasa datang lingkungan itu meliputi :

1.      Lingkungan fisik

2.      Lingkungan non fisik

3.      Lingkungan eksternal

4.      Lingkungan internal

Tujuan analisis lingkungan

Untuk dapat mengerti dan memhami lingkungan organisasi sehingga manajemen akan dapat melakukan reaksi secara tepat terhadap setiap perubahan dan organisasi.

Agar manajemen mempunyai kemampuan untuk merespon berbagai isu kritik yang mengenai lingkungan yang mempunyai pengaruh cukup jelas terhadap organisasi.